Audit BRC IFS: come preparare l’azienda alla verifica

Prepararsi a un audit BRC IFS significa verificare che il sistema aziendale sia aggiornato e applicato con continuità. L’auditor non si limita a leggere procedure e manuali: osserva i reparti, controlla le registrazioni e parla con il personale.

Con l’espressione audit BRC IFS si indicano due percorsi distinti: BRCGS Global Standard Food Safety e IFS Food. I riferimenti attuali sono BRCGS Food Safety Issue 9 e IFS Food versione 8. Entrambi valutano la capacità dello stabilimento di produrre alimenti sicuri, legali, autentici e conformi alle richieste dei clienti.

L’audit coinvolge l’intera organizzazione. La direzione deve dimostrare di sostenere il sistema con risorse, ruoli definiti e attenzione alle criticità. Il piano HACCP deve essere aggiornato, mentre produzione, manutenzione, pulizia, controllo degli infestanti e gestione degli allergeni devono seguire modalità chiare.

L’auditor esamina anche la qualifica dei fornitori, la tracciabilità, il controllo delle materie prime, la gestione degli imballaggi e il rilascio del prodotto finito. Rientrano nella verifica la prevenzione delle frodi alimentari, la protezione del sito da azioni intenzionali e la gestione delle non conformità.

Ogni controllo deve trovare riscontro nelle evidenze. Un piano di sanificazione deve corrispondere alle attività svolte, mentre la manutenzione deve essere coerente con lo stato degli impianti e gli interventi registrati.

Lo scope della certificazione va definito bene, stabilendo quali prodotti, linee, aree e fasi di lavorazione rientrano nella verifica. Un perimetro poco chiaro può generare errori nei documenti e difficoltà nel confronto con l’ente di certificazione. Occorre inoltre chiarire eventuali esclusioni, processi affidati all’esterno e responsabilità condivise con altre sedi, così da evitare zone grigie durante la valutazione.

La gap analysis confronta i requisiti dello standard con la situazione effettiva dello stabilimento. Deve comprendere sia l’esame della documentazione sia un sopralluogo nei reparti, perché molte criticità emergono soltanto osservando i processi.

Per ogni requisito è utile individuare un responsabile e le prove necessarie a dimostrarne il rispetto. Nel caso della manutenzione si potranno verificare il piano preventivo, i rapporti tecnici e la gestione delle anomalie. Per la formazione sarà invece necessario controllare contenuti, partecipazione e comprensione.

Le carenze non hanno tutte la stessa gravità. Un problema che può compromettere la sicurezza del prodotto richiede priorità rispetto a un’imprecisione formale.

Ordinare gli interventi in base al rischio consente di utilizzare tempo e risorse dove possono produrre un miglioramento concreto.

Il piano di adeguamento dovrebbe indicare cosa fare, chi deve intervenire e entro quale data.

La documentazione deve facilitare il lavoro. Procedure troppo lunghe, moduli duplicati e istruzioni poco chiare aumentano il rischio di errore e rendono più difficile aggiornare il sistema.

Ogni documento dovrebbe essere identificabile, disponibile nella versione corretta e accessibile alle persone che lo utilizzano. Le modifiche a prodotti, processi, impianti o responsabilità devono essere recepite senza ritardi, così da evitare differenze tra reparti e turni.

Il piano HACCP deve riflettere le condizioni effettive dello stabilimento. Nuovi ingredienti, cambi di fornitore o modifiche agli impianti possono richiedere una revisione dell’analisi dei pericoli. Limiti, frequenze di controllo e azioni da adottare in caso di scostamento devono essere comprensibili per chi opera sul processo.

Anche bilance, termometri e altri strumenti di misura devono essere sottoposti a controlli o tarature coerenti con il loro impiego, perché dati poco affidabili possono compromettere le decisioni prese durante la produzione.

Le registrazioni, inoltre, devono essere complete, leggibili e compilate nel momento in cui l’attività viene svolta. Ricostruire i dati a fine turno o poco prima dell’audit riduce l’affidabilità delle informazioni e rende più difficile individuare eventuali anomalie.

La tracciabilità va verificata con prove realistiche. L’azienda deve riuscire a collegare materie prime, imballaggi, lavorazioni e prodotto finito, ricostruendo anche le quantità coinvolte. Il test permette di misurare i tempi di risposta e di evidenziare passaggi poco controllati.

Le informazioni devono essere reperibili anche in assenza dei referenti abituali. Un sistema legato alla memoria di una sola persona è fragile.

La preparazione non può dipendere soltanto dal responsabile qualità. Operatori, magazzinieri, manutentori e capi reparto devono conoscere le attività di propria competenza e sapere come comportarsi quando rilevano un’anomalia.

La formazione deve essere collegata alle mansioni e ai rischi del sito. Ripetere ogni anno la stessa presentazione e raccogliere firme non dimostra che le istruzioni siano state comprese. Sono più efficaci incontri brevi, esempi pratici e verifiche nei reparti.

Durante l’audit il personale deve saper descrivere il proprio lavoro, indicare i controlli svolti e spiegare cosa fare in caso di problema. Non servono risposte imparate a memoria; serve consapevolezza.

Prima della verifica ufficiale è consigliabile svolgere un audit interno completo o una simulazione. Il controllo dovrebbe comprendere osservazione dei reparti, interviste, campionamento delle registrazioni e verifica delle azioni correttive precedenti.

Uno sguardo esterno può individuare abitudini ormai considerate normali. La simulazione mostra inoltre se i responsabili recuperano le evidenze senza confusione.

Nei giorni dell’audit è utile assicurare la presenza delle persone coinvolte e organizzare l’accesso ai documenti, senza alterare le normali attività dello stabilimento.

Interventi straordinari dell’ultimo momento possono rendere il sistema meno credibile anziché rafforzarlo.

Durante le interviste conviene rispondere con chiarezza e mostrare le evidenze richieste. Se emerge una criticità, è preferibile chiarire i fatti, valutarne l’impatto e adottare le misure necessarie, evitando risposte difensive o poco fondate.

Dopo la visita, le non conformità devono essere analizzate fino a individuarne la causa. Correggere il difetto osservato è utile, ma non basta se la stessa debolezza può ripresentarsi altrove o tornare dopo poche settimane.

L’azione correttiva deve eliminare l’origine del problema e prevedere un controllo successivo dell’efficacia.

Quando controlli, competenze e responsabilità sono definiti con precisione, la verifica rientra nella normale gestione aziendale.

C3 Consulting affianca le aziende nella gap analysis, nella revisione dei processi, nella formazione del personale e nella preparazione agli audit BRCGS e IFS. Un confronto preliminare permette di individuare le priorità e pianificare gli interventi adatti allo stabilimento.

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